Como fazer uma boa gestão da escala de trabalho

A gestão de escalas de trabalho está entre as tarefas mais desafiadoras enfrentadas pelo setor de Recurso Humanos e pelos gestores de equipes. Não é um trabalho focado apenas na área operacional. Demanda estratégia, pois, a partir dela, a empresa pode economizar tempo e recursos financeiros.

Uma escala de trabalho se refere aos dias da semana estabelecidos para o cumprimento da jornada do colaborador e à quantidade de horas trabalhadas. Não necessariamente as escalas precisam ser em dias seguidos, muito menos iniciar e terminar no mesmo horário, podendo apresentar variações.

São muitos os pontos de atenção, como: limite de horas extras, manejo de folgas, interjornadas, intrajornadas etc. É um verdadeiro quebra-cabeça que influencia diretamente na experiência da equipe, na produtividade da empresa e na qualidade de vida de todos.

A jornada de trabalho deve seguir regras e legislações específicas. A organização não pode criar escalas de trabalho levando em conta apenas seus interesses. Por isso, instituições que concentram um pequeno número de colaboradores tem mais facilidade nesta gestão enquanto as de médio e grande porte apresentam dificuldades maiores. Não é uma tarefa fácil acompanhar os horários e rotinas de muitos funcionários, de acordo com os diferentes grupos e categorias, atendendo às demandas específicas de cada setor.

É preciso que o RH busque soluções para otimizar a gestão das escalas de trabalho. Para tanto, a Authent separou algumas dicas para evitar erros muito comuns!

Como melhorar o fluxo de organização das escalas?

• Entenda a rotina dos colaboradores. Sim, porque de nada adianta criar soluções complexas se o setor de RH não possuir informações que possa usar de forma estratégica. Entenda o percentual de funcionários que estudam, quantos colaboradores têm filhos, quais depende de deslocamento intermunicipal, entre outras questões que possam causar eventuais faltas. Desta forma, consegue-se criar uma escala assertiva e evitar pedidos constantes de mudança no planejamento.

• Deixe as escalas acessíveis a todos os colaboradores. A melhor forma para isso é disponibilizá-la online para que todos acessem de onde estiverem. E é também uma forma de ser transparente com a equipe, evitando confusões de horários. O processo fica mais tranquilo e rápido, sem grandes sobressaltos.

• Saiba quais são as necessidades específicas da empresa. A partir daí, você contratará os perfis corretos de colaboradores. Esteja por dentro do fluxo de cada setor, entenda quais são as demandas, os pontos fortes e fracos. Evite deixar os funcionários exaustos ou frustrados.

• Tenha acesso aos dados em tempo real. Permite-se, assim, que o gestor acompanhe as escalas de trabalho e tenha certeza de que estão sendo cumpridas. Alguns sistemas não entregam de forma imediata e o processo acaba sendo menos ágil.

• Controle a frequência e as irregularidades do ponto. Afinal, estas são informações que não podem se perder ou apresentarem inconsistências. A integração de dados minimiza erros e, a qualquer sinal de divergência, é possível intervir com agilidade.