As vantagens de um sistema para calcular a folha de pagamento

Já falamos aqui no nosso blog sobre a importância de as empresas adquirirem novos talentos para compor suas equipes, trazendo insights capazes de arejar processos internos e aumentar a qualidade das entregas. Também já abordamos como é imprescindível para o RH planejar com antecedência as novas contratações de forma a garantir a produtividade e o crescimento da instituição, checando as lacunas que precisam ser preenchidas e estando por dentro das novas tendências para tornar a empresa ainda mais competitiva no mercado.

No entanto, para realizar todas essas funções estratégicas e, realmente, elaborar ações que aprimorem a performance das instituições, o RH precisa de tempo. E a melhor forma de consegui-lo é fazendo uso de tecnologias. Os sistemas online estão entre aquelas ferramentas que conseguem organizar as tarefas do dia a dia, tirando a sobrecarga operacional dos colaboradores que fazem parte do departamento de Recursos Humanos.

Com a tecnologia é possível otimizar o tempo antes gasto com tarefas operacionais

BENEFÍCIOS DE UM SISTEMA QUE CALCULA A FOLHA DE PAGAMENTO

1 – Precisão dos dados

Por questões trabalhistas e de registro contábil, a folha de pagamento é um documento que não pode apresentar erros. O uso da automação faz com que as informações sejam adicionadas com uma precisão maior do que se fossem feitas de forma escrita, reduzindo erros que possam gerar problemas futuros junto ao Fisco.

2 – Agilidade

Além de ter menor probabilidade de erros, o processo digital de emissão da folha de pagamento é mais rápido, pois o sistema centraliza dados e consegue fazer o cruzamento de informações. É possível também realizar a integração da folha de pagamento com outros departamentos da empresa, armazenando informações de muitos anos.

3 – Maior controle do departamento financeiro

Na hora de fazer balanços mensais das receitas, o RH tem acesso online aos dados e, dependendo da ferramenta, os cálculos podem ser feitos automaticamente. O sistema online elabora rapidamente as contas relativas ao 13° salário, férias e demissões, fazendo com que o departamento financeiro saiba exatamente os valores gastos com vale-refeição e vale-transporte, entre outros benefícios. Também é possível emitir relatórios completos dos impostos pagos, lançamentos anuais e ganhos per capita que podem ser guardados com segurança de forma digital.

4 – Histórico dos funcionários

Com um sistema online, a gestão dos colaboradores é mais simples e o analista de RH tem acesso rapidamente a informações, como: férias, horas extras em aberto, licenças tiradas, afastamentos e ajustes salariais, o que minimiza a chance de judicialização da empresa.

5 – Auditorias 

Caso a empresa precise passar por auditorias internas ou externas, fica mais fácil comprovar os demonstrativos contábeis. 

As ferramentas digitais, como sistemas, softwares e o uso do Big Data, estão tornando o departamento de RH cada vez mais estratégico e capaz de analisar dados para identificar custos desnecessários e setores onde é preciso mais investimento, permitindo fazer previsões, avaliar tendências de mercado e de comportamento. Trabalhando corretamente com as informações, o departamento facilita o trabalho dos gestores e melhora a produtividade das organizações.