5 dicas para realizar reuniões online mais produtivas

Com muitas empresas mantendo seus funcionários em home office, as reuniões online continuam comuns e necessárias. É o momento em que a equipe pode alinhar atividades, planejar ideias ou, então, atender clientes e fornecedores.

Fazer reuniões online é um grande desafio. A interação por videochamadas aumenta as chances de que os participantes se dispersem, tornando os encontros virtuais improdutivos e confusos se não forem bem organizados.

Por isso, a Avance-Authent separou algumas dicas fundamentais para o bom andamento das reuniões online. Confira!

Reunião online precisa ser bem organizada

1) PLANEJAMENTO

Toda reunião, seja presencial ou online, precisa ser planejada, com pautas claras e bem definidas. É importante que os participantes cheguem sabendo quais assuntos serão discutidos. Envie um e-mail com todos os itens – bem como documentos, vídeos e outros materiais relacionados – e quem será o responsável por cada assunto.

Não deixe para se preparar de última hora só porque é online. O planejamento garante a produtividade e evita rejeição do time quando houver necessidade de marcar outras reuniões. Não se fica com a impressão de tempo perdido.

2) ESCOLHA OS PARTICIPANTES

A quantidade de pessoas participando da reunião online afeta diretamente em sua produtividade. Quanto mais gente, maior a chance de não ser uma boa reunião. Um participante pode querer opinar sobre um assunto do qual não está inteirado ou sobre algo que não seja de sua área e competência.

Convoque o menor número de participantes possível e apenas àqueles colaboradores que estão diretamente relacionados aos temas propostos.

3) ESTABELEÇA UMA DURAÇÃO PARA A REUNIÃO

Reunião boa e produtiva é aquela que tem horário para começar e terminar. Claro que esse tempo varia de acordo com os assuntos que serão tratados: alguns mais delicados e complexos, outros mais pontuais e rápidos.

No entanto, tente fazer com que ela tenha a menor duração possível, a fim de evitar que seu andamento se torne monótono e desinteressante.

Outra questão fundamental ao se tratar de horário é a pontualidade. Chegue na hora marcada e peça a todos que façam o mesmo. Não é porque a reunião é online que ela não precisa ser tratada com profissionalismo.

4) ETIQUETA VIRTUAL

Algumas regras de etiqueta precisam ser seguidas quando falamos de reunião virtual:

• Use uma vestimenta adequada. Preocupe-se em como você irá se apresentar na reunião. Pense que, na prática do home office, sua casa é seu ambiente de trabalho.
• Verifique se sua internet está funcionando – câmera e microfone também – e se seu computador ou smartphone acessam a plataforma escolhida.
• A plataforma precisa ser adequada, com ambiente livre de interrupções e infraestrutura para envio de arquivos, chat disponível etc.
• Esteja 100% presente, sem distrações no entorno. Encontre um local silencioso para que você escute atentamente a sua reunião. Tranque a porta para evitar interrupções.
• Avise quando entrar na reunião para que os outros participantes saibam que você já está naquele ambiente.
• Ao ter a palavra, fale claramente e tenha certeza de que todos estejam te ouvindo e entendendo. Prefira usar o microfone de um fone de ouvido e, no caso de câmera ligada, certifique-se de que esteja bem enquadrado.
• Quando outra pessoa estiver falando, desabilite seu microfone para que não haja interferência do barulho do ambiente onde você está.

5) ATA DA REUNIÃO

Toda reunião precisa ser documentada, contendo as pautas discutidas e as decisões tomadas pelo grupo participante. Envie a ata por e-mail para a equipe, assim todos terão acesso às informações, a fim de evitar confusões, contradições ou algum esquecimento.

O ideal é que seja escolhido um membro concentrado, comprometido e rápido para ficar responsável por anotar todas as ideias que serão colocadas ao longo da reunião.