Como fazer a integração de novos colaboradores em período de home office

Você já ouviu falar no termo onboarding? Ele é usado para definir o processo de integração de novos colaboradores em uma empresa para que possam entender sua cultura organizacional, se familiarizar com a rotina de trabalho e as responsabilidades do cargo que estão assumindo, além de conhecer os colegas com quem dividirão a nova jornada.

Este processo é extremamente minucioso e importante, pois aproxima os profissionais recém contratados do dia a dia da instituição para que possam atingir o máximo desempenho.

Mas como fazê-lo neste ano tão diferente onde muitas empresas ainda estão praticando o home office, ano em que o isolamento social fez com que a interação presencial se tornasse virtual?

Onboarding digital

ONBOARDING DIGITAL

Neste momento, em que todas as ações dentro das empresas estão sendo reestruturas e repensadas para o ambiente digital, não é diferente com a integração de novos colaboradores.

Adaptar o onboarding para que aconteça remotamente exige dos profissionais do RH foco e criatividade, ajudando a acolher e orientar o recém contratado para que sua vontade de aprender e contribuir para o novo cargo possam ser aproveitadas pelas organizações.

Confira como o processo de onboarding pode ser realizado à distância de forma eficiente!

1) PLANEJAMENTO E CRIATIVIDADE: Defina quais serão as atividades de integração a serem praticadas e substitua reuniões virtuais prolongadas por diálogos naturais, de forma leve e engajadora. Uma boa conexão com os outros membros da equipe ajuda a aumentar o nível de engajamento do novo colaborador, melhorando a produtividade da empresa.

2) E-MAILS: A comunicação através de e-mails amigáveis, descontraídos e objetivos.
Você pode enviar vídeos que exemplifiquem a cultura da empresa, rotina de trabalho e cases de sucesso. A recepção humanizada diminui os índices de turnover, fidelizando o colaborador.

3) VIDEOCHAMADAS: O contato visual dos novos colaboradores com os mais antigos através de videochamadas ajuda na criação de laços, fazendo com que a pessoa se sinta acolhida, como parte da empresa. Além disso, é a oportunidade para os novos funcionários sanarem suas dúvidas antes de efetivamente iniciarem a jornada de trabalho. A interação virtual promove a capacitação do recém chegado para as funções que irá desempenhar e aprimora sua socialização.

4) CRONOGRAMA: Crie um cronograma para o processo de onboarding digital para que o funcionário possa se organizar e focar no assunto. Outros colaboradores podem ser chamados a participar e é importante que reservem um espaço na agenda. E não se esqueça de enviar os materiais para todos os participantes dias antes ou na véspera das reuniões online.

5) TREINAMENTO: Caso o novo colaborador não tenha familiaridade com as plataformas de gestão de trabalho online, é importante oferecer um treinamento. Ao se sentir seguro, o novo colaborador utilizará os aplicativos que organizam o trabalho em equipe e poderá fazer suas contribuições, assim como os outros funcionários.

6) DOCUMENTAR: Quando todo o processo é documentado, fica mais fácil saber quais partes podem ser modificadas ou aprimoradas.

7) FEEDBACKS: Estimulando feedbacks, é possível a empresa detectar os pontos em que precisam melhorar ou serem corrigidos num novo processo.

Apesar da mudança para o ambiente digital, ao ser executada, a prática de onboarding não perde sua essência e nem suas principais características, como acolhimento, engajamento e orientação. A Avance-Authent defende que, durante o processo online de integração de novos colaboradores, seja necessário prezar pelo respeito ao indivíduo, pois esta habilidade é fundamental para construirmos boas relações interpessoais e alcançarmos o melhor desempenho.